字节跳动谢欣:如何实现团队提效与组织升级?

大家好,我是字节跳动副总裁谢欣,今天和大家分享的是飞书背后的组织思考。

过去,我们更多会谈到飞书的产品功能、用户体验、效率提升,但今天,我想细致展开所有这些背后有关组织的思考。

简单做一个自我介绍,我是理工科背景出身,计算机本硕。一共工作过四家公司——世界500强软件外企微软、国内互联网大厂百度、移动互联网公司酷讯以及现在的字节跳动,刚巧很有代表性。我自己工作涉及领域也很广泛,对内的人力、行政、IT,对外的BD、客服、采购等等,丰富的经验、多元的经历视角,让我能够从不同角度思考如何打造一款这个时代需要的、趁手的工具。

很多时候,一些好的工作方法是由优秀个体创建的,也会随着他们工作、岗位的变动而流失。但是,如果这一套工作方法能作为工具沉淀下来,就会一直留在组织里。

一个入职10年的人和一个入职第1天的人、一个在你身边的人和一个在地球另一边的人,只要正确地使用这个工具,他的工作方法就是一样的。工具不会随着组织的扩张而被稀释。

 

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回到字节跳动,看一下字节跳动的产品矩阵,大多是耳熟能详的产品——今日头条、抖音、西瓜视频,还有垂直汽车领域的懂车帝、房产方向的幸福里、英语学习的开言英语,以及ToB工具飞书。

我们经常说一家公司有所谓DNA,适合于特定方向的业务,但是字节跳动不同,其业务方向非常广泛,似乎每种产品需要不同的DNA。那么,这些形形**的业务方向背后,有没有一些共通的东西?

这是我此次分享——《飞书背后的组织思考》——的主题所在。

回到本质,什么是组织?

《剑桥词典》的官方解释是,组织是人们为实现一定的目标,互相协作结合而成的集体。

所以,我们应该具体关注在组织的什么问题?目标、人才、协作。

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为了在市场中获胜,组织不仅需要好的工具,而且需要是更领先的工具。以飞书为例,飞书不仅在提高工作效率,更承载了字节对组织的最新认知,比如:强调团队协作、任务落实到人、清晰讨论、对事不对人、快速回应问题、强调同事间的鼓励、内容大于形式、推动知识探索、加速信息流动的效率等等。

要知道,让每一位员工都做到认知提升非常困难,但是,当把最新认知融入工具之中,就可以在无形之中改造和提升员工整体,从而助力组织的持续进化。

接下来,我会从飞书文档、飞阅会和飞书妙记三个产品进行深度剖析。当然,重点不在介绍产品功能,而是其功能背后的思考。

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飞书文档:知识时代,如何通过工具激发创造力?

你有没有问过自己,为什么每天要写很多文档?

因为对于一家现代企业,知识越来越重要,而文档是知识最重要的载体。

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文档与其他信息载体有什么区别呢?

先来对比文档和实时通信IM(Instant Messaging),发IM,我们比较随意,发过之后就很少修改;但是对待文档,我们更认真,会反复修改。另外,IM有非常清晰的群边界,一些人在群里、一些人在群外,往往维持较长时间不变,消息很少跨群传播;但是文档不同,可跨越边界传播,这意味着在文档里写下的观点会很自然地传播到对它有需求的人手里。

很容易被忽略但很重要的一点是,保证有价值的信息,自然地跨越常规边界。

接下来,我们比较一下文档和PPT。

很多公司非常喜欢写PPT,PPT本身是非常好的产品,但它强调形式,更适合宣讲、传播等场合。为了让PPT在展示时产生额外价值,很多时候PPT上刻意不放重要信息;而在公司运作中,内部信息沟通更重要,强调内容本身,尽可能清晰、准确、完备地表达所有信息的文档更合适。

我们逐一剖析飞书文档的特征——

一、协同编辑

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协同编辑就是两个人或者多个人可以同时编辑一篇文档,这是传统Word做不到的。

工具会自然影响行为。一家公司如果以Word离线编辑为主,其创作知识的过程自然是一个人单独进行,但是,协同编辑的功能使得几个人合作一篇文档变得非常自然,团队协作会自然发生。

二、@一个人

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我们经常在群里@一个人,觉得很自然,但是传统Word、谷歌文档都没有类似功能。@一个人的好处是,点击这个人,就能看到他的详细信息,接下来可以跟他发消息,和这个人直接对接。

在文档里@一个人,他会直接收到这篇文章上有人@他的信息,打开文档链接,看什么事与他相关,过程非常自然。这样一来,通过写文档,很多工作直接就安排了。

比如,在文档里@一个市场宣传、@一个产品设计,虽然写文档的时候没有跟任何人说话,思路也没有被打断,但是在这个过程中相关人都接收到了与自己相关的信息,可以把属于自己的部分利用协同编辑延展开来。

在一篇传统的Word里,写下一个名字仅仅是几个汉字而已,他并不知道你需要协同;而在飞书文档里@一个人,就真实地触达了那个人。

三、评论

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文档完成之后,我们一般会发给同事,他们针对文档也会提出具体的想法。评论的好处是,文字比语言更准确、更严谨、更清晰,当大量沟通以评论方式发生,会有一种润物细无声的感觉。

另外,就是对事不对人。

同事发给我一个方案,我可以在针对性地问一些问题,然后,我的评论就会自动发送给负责同事,他收到消息之后也可以直接针对我的评论给出回应。自始至终,我甚至不必知道他是谁。当然,如果需要当面沟通,我也可以通过作者的个人信息卡片,直接与他联系。

四、评论消息与飞书打通

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评论消息与飞书打通,使得沟通更加便捷,我无需花费任何成本与同事协调时间,不论他在哪里、在做什么,沟通都可以迅速完成。

五、点赞阅读次数

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不少职场人抱怨公司内部、同事之间缺少认可,飞书文档底部的点赞功能就希望改善这一问题。

上图是一个真实案例,这是一篇总结自己工作方式的个人感悟类文档,在公司内部自然传播,有近2000人点赞,你可以想象分享者心里是什么感觉。通过一个很轻巧的功能设计,就可以起到相互鼓励的作用。

六、文档内嵌入文档、文档关系图

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在公司内部,很多资料往往是相互关联的复杂关系。

传统文档要不就很详细、要不就是概要,很难选择性阅读。通过文档内嵌文档的功能,需要知道详细信息的同事,可以查阅内嵌文档;而只需要概要信息的同事,阅读主文档就可以,各取所需、非常方便。

现在,飞书还上线了文档关系图的新功能,星状展示公司内部的各种资料文档,你可以自然延展,自己探索公司内部有价值的信息。

七、文档的传播与流转

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刚才谈到,飞书文档是在线的,都有一个URL地址。把文档的URL地址通过消息形式发出的同时,可以控制其他人的权限,是仅阅读还是可编辑。这意味着,飞书发送文档链接的过程也是授权的过程,如果没有通过正常渠道,即使拿到URL地址,你也打不开文档,文档作者对于传播可感可控。相反,一个传统Word的后续传播可能涉及很大范围,而所有者完全无法追踪。

此外,不再需要上传和下载,也使得文档的传播与流转更便捷。

八、功能强大、弱化格式

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最开始使用飞书文档,你可能会有一点不习惯,因为它好像一个空白网页,没有工具栏。之后你会发现,其实它弱化了格式的功能,但强化了更为实际的内容,比如,插入表格的计算能力可与Excel匹敌、可以插入流程图、插入投票、插入地图,等等。

我们想表达的是,内容大于形式。

九、安全管控:水印、传播记录、离职一键关闭

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如果企业有需要,可以打开水印功能,避免截图流传的可能性。而且,文档传播路径也非常清晰,权限变更也很方便。

简单回顾一下,飞书文档的每一项功能背后,都有组织思考在其中。

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2020年,字节跳动全员共创建了2877万篇文档,这是一个非常恐怖的数字,可以说工具本身激发了人们写文档的欲望、促进了大家对于知识的创造。 

可以说,创作文档已经成为了员工的本能。不单是会议文档、工作文档,热爱创作的字节人还会创作投资理财、美食萌宠等等不同的主题文档,甚至还通过文档创造出了很多小游戏,乃至于用文档创作样式有趣的对联。

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很多人还喜欢写Blog,将自己的想法、思考写下来,只要是开放了阅读权限,无论是谁都可以评论,或许是刚入职的同学、或许是实习生,或许是外国同事(可以一键翻译)、又或许是管理者,通过Blog,大家分享搞定业务之外的其他思考。

总而言之,飞书文档的很多功能都是对一个组织本来诉求的回应,顺手的工具可以使这些组织思考自然落地。

飞阅会:协作效率,如何通过工具做到极致?

接下来,是我们探索的开会方法——飞阅会。

为什么要对开会动手?因为我们觉得传统的开会方式效率太低,开会时间完全没有被利用起来,一个人提前写好PPT,然后在会议上讲,其他人在下面听。而飞阅会,是基于飞书文档的阅读式会议。

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包含四个环节,第一个环节是会前的文档撰写:创建会议文档,参会人集体共创,文档要清晰、准确;第二步是静默阅读:会议前 15-20 分钟集体阅读文档,详细了解并思考会议内容,有疑问评论中提出。

这是一个非常有意思的环节,邀请大家过来开会,但是没有人说话,每个人都坐在那里静默阅读,仿佛走入学生时代的自习课堂。会议的载体是飞书文档,阅读中产生的疑问以评论形式提出,比如,预算为什么是这样的额度?团队为什么是这样的组成?

如果问题比较简单,负责同事会直接书面回复评论;如果不能简单作答,就要进入下一个环节,互动讨论。

互动讨论环节会围绕飞书文档的评论,从上往下一条一条过,回复评论,高效解决问题,直到把所有评论一一讨论完,如果大家没有其他问题,整个会议的讨论环节就结束。

最后,落实结论。会后可以自动生成妙记,将讨论过程清晰、高效地沉淀下来。将任务具体安排到某个人,并且明确截止日期,如果到期没有完成任务,机器人还会跳出来提醒,形成一个完整过程。

拆解一下,飞阅会的功能有四个细节:

一、用文档,不用PPT

前面提到文档和PPT的一大区别,就是PPT关注形式,比如,我们做PPT,难免会考虑底色用什么、背景图案是什么、要不要加动效,但是,我们内部开会,大多数时候是要解决问题,而不是看谁的PPT做得漂亮。

曾经,我以为这是一个共识,但事实并非如此。我面试过一个来自互联网大厂的候选人,级别还挺高。我问他,过去一年你在哪些方面有成长和提高?他想了一下说,做PPT的能力提升了。这的确也是一种能力,但是在公司内部,其实没什么发挥的必要。而没有动效、背景可设置的文档,自然会引导大家关注内容。

另外,PPT上多是要点,很多内容还需要讲者口头表述,总会有一些含混不清;但文档不同,写下的每个字都要尽可能精准,你要把事情想清楚才能组织会议。

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二、默读文档、评论互动

用飞阅会开会之后,我发现自己更费脑子了。这是一件好事吗?当然是,因为工作就是需要每个人主动深入思考,围绕评论充分展开讨论。

一个客户曾经和我讲,他们公司的技术人员很多,性格偏内向,开会的时候让大家提问题,往往只有很少的人表达。改成飞阅会之后,原来不怎么说话的人,会在文档评论里输出一些很好的观点和想法。

其实尤其在中国,大家性格相对内敛,每一次开会的当众发言,对于很多人来说都是一项挑战。但飞阅会鼓励了大家平等参与,不论喜欢表现与否、口才好坏、性格外向还是内向,重要的是你的思想。

通过尊重与会者的平等参与权,促进群智涌现。

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三、信息获取、各取所需

大家可能深有体会,10个人一起开会,每个人对项目具体部分的熟悉和关心程度是不一样的,有人更关注技术、有人更关注市场,比如我,就对“社交媒体发布统计”这个细节很感兴趣,会点进去看更详细的内容,而不负责的同事就不用点开。内嵌文档、折叠文档的功能让大家可以自主选择要阅读的内容,自主把控阅读的详略程度。

每个人选择自己感兴趣的部分深入阅读、没有关系的部分快速略过,不像过往,每个人都只能接受千篇一律的内容。这样一来,每个人都从专业视角出发,贡献自己的独特洞察。

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四、文档也是任务记录

会议文档就是会议纪要,待办任务、负责人、时间点清晰,内容可反复查阅使用。在这里,To-do List里面的一句话就变成一个任务,至少有个机器人在盯着你。现实中,机器人之外,还会有人不断关注任务落实。

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整体来看,飞阅会和一般会议有很多区别:

首先,飞阅会重内容、轻形式,注重信息的完整、准确。

其次,由于可以内嵌和折叠,飞阅会引导主动思考、主动获取,通过工具引导工作积极性。

再次,在提问与回答环节,一般会议只能一个人一个人地提问,但飞阅会可以并行提问、并行+串行回答,从而容纳更多问题的讨论和解决。

另外,一般会议看似氛围很好、讨论热烈,其实很容易发散跑题,不知道在讨论些什么;而飞阅会的主体是一个文档,讨论中的主线被评论中的问题串起来,评论本身又被文档牵引,很聚焦、极少跑题。

最后,一般会议会后回顾要靠人工记录,飞阅会后评论自动成为记录,而且同文档记录任务管理。

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严格来说,飞阅会并不是一个产品,而是一种基于飞书文档的开会方法,一种工作方式的转变。

从底层思考上,飞阅会通过时间的并行操作,提高了开会效率。

它对会议的组织者和参与者都提出了更高的要求,这种转变并不容易,但我们发现,客户改变低效会议的欲望和能力非常强,慢慢习惯了飞阅会的客户已经不再能忍受传统会议的低效冗长。

同时,飞阅会通过空间异步和时间异步,实现了参会人的高效协同。

所谓空间异步,就是线上、线下的差异变小了,你在会议室还是家里阅读文档其实差别不大。而所谓时间异步,就是大家不必非把时间凑在一起开会,我可以先把文档写好,你选择自己的时间评论,他可以看到后提出自己的思考。甚至有的时候,没有凑到一起,开会就通过飞阅会异步完成了。

 飞书妙记:信息消费,如何通过工具提升传播效率?

下面进入飞书妙记,这个产品的基本形态是把传统的视频会议录制下来,之后根据语音转文字变成文档,可以提取关键词、可以搜索、可以翻译、可以分享。

飞书妙记的背后,不仅是语音转文字这么简单,它尝试解决的三个问题:

一、减少参加的会议

职场人,尤其是管理者每天被邀请参加大量会议,其中很多你或许只想大概了解,并不想全程参与。这时候,可以请同事帮忙录下来,但是,扪心自问,你完整看过1小时的会议录像吗?我相信很难。一大堆人坐在那里讨论,又不是电影,有跌宕起伏。

而通过飞书妙记,可快速浏览会议内容,发现感兴趣的部分,并选择想重点查看的视频或语音,甚至有针对性地给出一些反馈。有的时候,在会上就可以@负责这块业务但没有参会的同事,他收到消息之后直接回复评论,看似没有参会,但贡献了内容、回应了问题,实际减少了会议时间。

二、让会议内容更方便消费

会议发言可统计、会议关键词可自动提取、会议内容可检索,这让会议内容更方便消费。

三、提升信息传播效率

最常见的信息沟通方式是语言和文字,我们比较一下:

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如果我们想表达信息,最快的是什么呢?语言。中国人说话平均每分钟250-300个字;与之相对应,如果打字,每分钟只能50-80个字。

而接收信息呢?最快是文字。阅读速度可以达到每分钟500-600字,而语言还是刚才说话的250-300字。

所以,最高效的信息传播是将表达信息的“说话”和接收信息的“阅读”结合在一起,即你说我看。在自然状态下,这本来是不可能发生的,但飞书妙记通过技术将二者结合。再者,人们阅读时还会选择性阅读有用信息,真实的阅读效率远远超过每分钟500-600字,又数倍提升了速度。

飞书妙记的应用场景其实不止会议录制,它有很多扩展用法。比如说,我自己的常用场景是——有件事和别人讲,长度大概五分钟,我会打开飞书,开启视频会议功能,录完之后以妙记方式发给对方。对方既能看到一个声情并茂的我,也可以快速阅读文字。

 飞书OKR:对齐目标,如何通过工具柔化组织?

最后,我还想分享一些有关OKR的思考。

现在OKR很火,有时候大家甚至有一种误解,把它当作大力丸,好像有了OKR什么都能搞定。

但究其根本,所谓OKR,Objectives and Key Results,翻译成中文就是“目标与关键成果法”。围绕目标,合理地正确地做事,其实是我们天然就知道的事。

有人会问,什么公司适合OKR?如果换一种方式提问,什么公司适合围绕目标工作?感觉就是一句废话。

既然围绕目标,那么接下来的问题——目标是什么?

团队负责人如果下达任务说,“你今天负责去网上发几个帖子”,团队成员会想,“我为什么要发这些帖子?”

而如果负责人明确目标,“我们公司有个新产品需要宣传”,团队成员就可以想,怎么宣传效果更好?或许没必要发帖,可以拍个短视频。接下来拆解,短视频要获得2000次观看、100个赞,这就是团队成员制定的KR,目标之后的关键成果。

围绕一个目标做事的过程,是一个独立思考的过程。知道为什么做这件事,才能知道怎么做更好。你可能后来发现,直播比短视频的触达范围更广,最终实施方案和原本被安排的发帖子相差甚远。但你无需担心,都是为了更好的宣传效果。

所以,OKR有两个重要特点:

、默认公开:下级需要知道上级的目标,且一层一层向上看,都是公开的;

二、目标对齐:知道公司的更大目标,才能保证我自己能力范围内每天的工作方向正确。

不仅创意型企业,即使是偏流程型的企业管理,也需要调动每一个岗位的智慧。比如丰田就有一个经典的规定:如果发现问题,流水线上的任何一个人都可以停止整条产线。

告诉每一个员工整体目标,让他自己寻找各种可能性,获得实现目标的最优路径。这背后其实是对每一个体的尊重,不只把他当作手和脚,而是一个有自己知识和智慧的人。

理论上讲,OKR作为管理工具,是不需要任何工具的,落在纸笔上就可以。但利用工具,OKR的落地成本更低、执行更好,尤其是在复杂组织内。

一方面,飞书OKR默认公开,也就是说,你可以根据需要保密,但能分享的信息要尽可能透明。回到前面分享的组织三要素,人、目标、协同,人要围绕目标协同,那就得让别人知晓你的目标,所以我们在产品设计上倡导透明。

另一方面,OKR和飞书结合,还会增进协同。

大公司协同很多,但很多时候同事之间互相并不了解,传统方式是每个人简单自我介绍,但通常介绍完了也不认识。但飞书OKR可以查看参会人列表,点开个人信息,半分钟就搞清楚他的职责、擅长、关心事项等等。

总结而言,从组织角度思考问题,自然可以将最新的组织理念应用其中,从流水线线程驱动变得网络化、更柔性。

比如,在文档里@人,天然就非常发散,可以把任何人融入其中。你自然会直接@那个需要跨部门协作的人,而不会先@他、再@他的老板,或者让自己老板去@他的老板。

飞书的各项功能自然地跨越了部门墙。通过飞书,群——而不是部门——成为在最常见的组织单位,可以看到围绕某项业务建立的各种群,跨部门的各种人聚集在一起。

我们的一个客户说,以前,他做事都会先制定详细的业务流程,再让大家按照流程一步一步走。使用飞书之后,很多事情都变得柔性了——写个文档、@几个人、构成一个业务群,也涌现出很多自己之前没有的想法。

当然,客观来说,飞书现在也遇到一些问题,飞书重度用户发现内部信息量很大,有时候会觉得群很多、很打扰。下一步,我们也在想如何提升信噪比,让更重要、更优质的信息浮现出来,同时降低次要信息的比例。

工具:塑造组织的工作方式

以上,我们很详细地剖析了三个产品:作为知识载体的飞书文档,提高会议效率的飞阅会,以及,构建全新信息表达方式的飞书妙记。

其实回过头来看,本质上谈的是组织。

你会发现,现在的一个公司和10年前的一个公司在工作方式上差别并不大,因为组织迭代往往是缓慢的。但工具的迭代可以很快,手机上的各类APP都整天让你升级、升级,因为不断有新功能加入。

所以,通过工具本身的迭代提升,反过来也可以促进员工和组织的不断升级。

从“外部工具”到“打造飞书”再到赋能各行各业的“外部客户”,我们发现,the tools we use shape the way we work(我们使用的工具,重塑我们的工作方式)。不仅我们在选择工具,不同的工具也在塑造着不同的我们。

比如,一家公司通常用邮件沟通,那彼此的互动必然慢一点;一家公司通常使用PPT展示,那必然更重视形式;一家公司以Word工作,自然更倾向于个人创作。工具本身的属性,会潜移默化地影响一个团队的行为。

最后再分享一句话,我觉得意境非常美,If you give people wonderful tools, they will do wonderful things(如果你给人们非常好的工具,他们自然会把事情做得越来越好)。

本文为混沌大学原创文章,运营喵专栏作者。

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