第一次办年会?这有一份活动策划助攻指南!

临近年关,操办年会就成了行政工作的重中之重。最近,有行政er焦急地在群里发问:公司规模小,第一次办年会,该怎么做?,虽然规模不大,但对于第一次操办年会的小伙伴来说,真的会缺乏一个清晰的概念。流程怎么梳理?有哪些注意事项?可能完全都是懵逼的。,今天,就来和大家谈谈,如何顺利办完一场年会(百人左右)!快来看看吧~,第一次办年会?这有一份活动策划助攻指南!,百人左右的企业已经初具规模了,如果年会不事先经过策划,势必会出乱子哦。第一次办年会的行政er,更应该重视年会策划这件事!从这几步做起。,一、年会策划,1需求调研,老板的需求很关键哦。首先,行政要先与老板沟通,询问他想要什么样的形式,预算是多少。在这个基调上才能接着往下开展行政工作。,
,有的公司还会采用问卷来征集员工意见。但这么做可能会收集到各种“天马行空”或者“过于高大上”的想法,一方面对行政执行帮助不大,另一方面也难以满足,最终产生落差感。所以有时候,行政工作要适当取舍哦!,
,2确认方案,需求调研后,行政得结合意见以及预算,尽快确定下年会的策划方案。,
,年会的策划方案一般包含了这些元素:,
,基本信息(日期、场地、参与人员等);,年会内容(节目、游戏、互动、抽奖,以及其他一些老板想通过年会来传递的信息);,预算分配(场地、餐饮、礼品、交通、住宿等);,工作分类(活动文案、会场布置、年会节目、礼仪迎宾、后勤)等。,
,行政可以根据自家公司的情况,再做增减,打造一个最适合自家公司的策划案,再与老板沟通。,
,3制定执行计划并推进,年会筹备的时间长、工作量大且琐碎,如果没有一份切实有效的流程计划表,很有可能会导致年会日期到了,年会筹备却还没完全到位的局面。面对这复杂流程、待确定的事项,如何安排合理的时间呢?,
,这时候,可以用倒推法来梳理流程哦:,第一次办年会?这有一份活动策划助攻指南!,
,将年会事项分割成细块,利用倒推法来确定每个细块事项执行的时间计划表。将执行的重点日期标红,就可以梳理出一个非常清晰的年会流程执行计划表了!,
,第一次办年会?这有一份活动策划助攻指南!,
,对于第一次办年会的行政来说,年会流程表的意义除了督促自己如期完成任务以外,也起到了一个查缺补漏的作用。可以让自己在年会前就发现并解决问题哦。,
,二、推进落地,
,在推动落地的过程中,可以按照工作类别来分块进行,将需要提前准备或者时间筹备比较长的项放在前面。下面我们就根据吃饭+表演的年会组合形式来聊聊年会策划的推动落地~,
,1预订场地,百人左右的公司规模,可以选择酒店或者度假村。不过选择场地的话,一定一定一定要注意提早预订!因为场地真的太重要了,年底又正是抢场地的时候,很多好的场地不好预订。有了场地,方案和具体预算的分配,可以配合场地来做或者调整。,
,第一次选择场地的朋友,可以多注意以下几点:,
,1、场地的远近会影响到员工的整体感受。远的场地一般远离市区,环境优美,能让员工更放松。但要安排员工的交通住宿问题。近的场地交通便利,可以让员工自行解决交通。行政要在这中间做一个权衡~,
,2、场地的大小要合乎人数。预定的场地过大,参与人员坐得不够紧凑,年会的气氛就烘托不起来;场地过小,又会使员工产生拘束感。为了确保场地面积适宜,一定要现场核实场地!,
,3、场地最好要有能支持年会活动的设备。比如音响、灯光等。既能促进活动的顺利进行,又能节省预算,避免了行政再找供应商。,
,4、现场检查场地的功能设施配备。比如厕所距离活动场地的距离,有没有配备消防栓、逃生口等。举办大型活动时,要有预防突发性灾难的意识!,
,5、场地附近还要有停车位。可以方便公司同事及邀请来的客户嘉宾泊车~,
,2人的调动,不管举办多大的活动,都需要调动人员!尤其是行政人手有限,所以最好能调动公司人员一起来完成年会的筹备。人员的调动越早越好,这样可以给后期活动执行预留出足够的时间。,
,大致上来说,需要行政调动的年会人员有三类:,
,1、年会支持人员:年会总导演、主持人、节目表演人员、录像师、摄影师、签到负责人、会场布置负责人、奖品负责人等需要参与到年会筹备中的人员。原则上,参与年会支持的工作人员尽量精简,以便于有更多的人能参与年会活动。,
,2、需提前邀请的人员:老板、高层、公司合作伙伴等。老板与高层一般很忙,如果需要他们表演节目或是上台讲话,应该提早去沟通哦!提早对嘉宾进行邀请,既表达了礼节,也有利于嘉宾调整档期。,
,3、外包支持人员:舞台供应商、餐饮供应商等。供应商也需要提前联系,并且没有合作过的供应商,一定一定一定要再三和他确认时间及流程!不要发生时间到了供应商却爽约的情况。,
,行政可以根据自己公司年会的需求和形式,并且结合预算,更好地安排人员调动的时间~,
,3活动的安排,活动的安排同样可以细分成几块!比如可以从活动流程、亮点环节、活动餐饮、现场布置几方面去考虑。,
,a.活动流程,活动当天的流程绝对是重中之重,是整场年会筹备工作的直接展示,关系到了年会的成败问题。所以第一次办年会的行政,一定要事先将活动流程在脑子里跑几遍,看看有没有疏漏~,
,第一次办年会?这有一份活动策划助攻指南!,
,为了保证活动当天流程的顺利进行,可以注意这几点:,
,1、制定好详尽的流程安排,越详细越好。,
,2、环节衔接要预留比较机动的时间。环节与环节间不必卡死,以便于及时做plan B的调整。,
,3、要对流程进行彩排。让参与人员都能对流程节奏与内容产生熟悉感。,
,4、前期后期的时间安排要合理。活动前期要预留交通时间,活动结束的时间也要合理,不能太晚,方便大家散场回家。,
,5、要有人在现场对流程全程监控。督促流程的走向,出现问题时及时更换计划。,
,b.设立亮点环节,年会最好不要只设立吃饭和表演两个环节!行政可以看看哪些地方能增设一些亮眼环节,用以热场。如果整场年会下来,员工们只有吃吃喝喝看表演,那也是非常boring的!,
,亮眼环节可以是有趣的老板节目、奖品诱人的抽奖活动,或者好玩的热场小游戏!这些设置,可以让整个年会更有趣,完成度更高。设计这些环节的时候,一定要多与人沟通,听听他人的意见,确保是切实亮眼的设计,不然反而会拖了年会的后腿。,
,c.现场布置,活动现场的布置可以分为两块,一块是需要提前布置完毕的,另一块是等活动当天布置的~可以将这两块加以区分。,
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,比如签名板这种大型物品就可以提前去布置。气球拱门等耗时耗力的装饰品最好也要提前弄好。而易拉宝、茶歇等易调动的小物品最好等活动当天布置,避免丢失~,
,d.解决餐饮,年会的餐饮也是头等大事一件!场地选择在酒店的话,可以让酒店帮忙解决餐饮。除此之外,行政们还可以选择找餐饮供应商来解决问题,餐饮关系到员工健康,更要重视供应商考核哦~,
,除了传统的圆桌聚餐形式外,采用自助餐的形式也不错,既能满足百人规模的企业就餐,还可以让员工们在年会现场更自在、灵活。,第一次办年会?这有一份活动策划助攻指南!,
,年会开始之前,往往只有行政们知道场地长啥样~所以贴心的行政们可以拟出现场分桌图,在图中注明活动场地大门、逃生口、卫生间等重要位置,以及活动现场的桌位安排。,
,4交通住宿,如果是将全体员工拉到郊区开年会,一开又是两三天,那么行政们还要考虑交通和住宿的问题。,
,交通的话可以请外包的供应商帮忙解决,集体行动,解决出行。住宿的话,要注意每间房人数安排的合理性。太挤会让员工产生排斥感,太空也不利于活动预算把控。一般一间房安排2-4人为宜。,
,5活动宣传,行政在举办年会的过程中,一定要重视宣传~可以通过邮件、公众号、内网等形式进行,让行政可以更好地了解员工的想法,员工也能实时知道行政都做了哪些工作。,
,1、前期宣传:年会前期可以选择进行多次不同内容的剧透宣传,一方面保持了信息互动,有利于员工了解年会活动,产生参与感,另一方面也能增强他们对活动的期待感和热情。,
,2、后期宣传:对整场年会做回顾,可以盘点年会现场的经典瞬间,也可以发一些活动花絮。通过情感调动起员工的凝聚力。,
,3、收集反馈:还可以通过问卷调查等形式,收集员工关于整场年会的意见并展示,让员工了解行政工作还有哪些方面可供改进。,
,三、注意事项,
,除了以上说到的,还有一些注意事项,也值得看一看。,
,1、电子设备做好备份。年会现场的PPT要事先复制到另一台电脑上,避免电脑临时罢工。,
,2、年会节目和参演人员发生变化,要事先通知并安排,留出时间调整。避免年会当天节目出纰漏。,
,3、整个年会的文档清单,除了相关负责人要有以外,年会总负责人都要有备份。,
,4、年会结束后,要记得检查现场,将能回收的物品整理好,第二年还能用。现场有遗落的物品,要记得保管并联系到个人。,
,5、如果年会需要用到供应商,一定一定一定要再三确认供应商的品质。,
,最后,
,每次年会,都是行政压力和工作量最大的时候之一。但其实懂得将大事项分割成一块块待解决的小事项,就能让行政工作更轻松一点,开展年会的思路更清晰。,
,也许这是有些行政第一次办年会,还没有经验。但随着时间的积累,相信每个人都能有独当一面的一天。,

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